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Immobilie vermieten Ratgeber

Nebenkosten berechnen als Vermieter

Lesedauer: 8 Minuten
28. Februar 2023

Sie möchten eine Wohnung oder ein Haus vermieten und die Nebenkosten berechnen? Wir zeigen Ihnen welche Nebenkosten umlagefähig sind, welche Kosten zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten zählen, wie Sie die Betriebskosten berechnen und was für eine korrekte Betriebskostenabrechnung wichtig ist.

 

Was fällt alles in die Nebenkosten bei der Vermietung?

Was als Nebenkosten beziehungsweise genauer gesagt Betriebskosten zählt und was nicht, ist klar in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt.

Als Betriebskosten gelten Ausgaben, die durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch eines Gebäudes, Nebengebäudes, Grundstücks sowie von Anlagen oder Einrichtungen laufend entstehen. Dazu zählen unter anderem Wasserkosten, Heizkosten, Kosten für die Müllabfuhr, den Schornsteinfeger, die Gebäudereinigung, den Hausmeister und den Betrieb eines Aufzugs. Nicht dazu gehören Kosten, die durch die Verwaltung, Instandhaltung und Instandsetzung entstehen.

Bitte beachten Sie, dass die Nebenkosten im Mietvertrag geregelt werden müssen – nur dann können Sie sie auf Ihre Mieter umlegen.

Gewusst: Während der Begriff „Nebenkosten“ sowohl umlagefähige als auch nicht umlagefähige Kosten meint, umfassen Betriebskosten ausschließlich umlagefähige Nebenkosten.

Welche Nebenkosten dürfen Vermieter auf Mieter umlegen?

Vermieter dürfen nur die Betriebskosten auf den Mieter umlegen. Diese umlagefähigen Nebenkosten wiederum unterteilen sich in warme Nebenkosten (Heizkosten und Warmwasserkosten) und kalte Nebenkosten (z. B. Kosten für die Gebäudereinigung).

Umlagefähige Nebenkosten

  • Grundsteuer

    Die Grundsteuer gilt als öffentliche Last des Grundstücks. Sie wird von Kommunen erhoben und kann auf den Mieter umgelegt werden.

    Beachten Sie, dass die neue Grundsteuerreform 2025 in Kraft tritt. Zu erwarten ist, dass Eigentümer mit einer Immobilie in einer Metropolregion zukünftig mehr zahlen werden als Eigentümer mit vergleichbarer Immobilie in weniger gefragten Regionen.

  • Wasserkosten

    Gemeint sind Wassergeld, Kosten für die Wasseruhr und die Wasseraufbereitungsanlage.

  • Abwasser

    Gemeint sind damit die Kosten für Schmutzwasser und Niederschlagswasser. In der Betriebskostenverordnung sind sie als Kosten für die „Entwässerung des Grundstücks“ genannt.

  • Heizkosten und Warmwasserkosten

    Auch die Kosten für Heizung und Warmwasser gelten als Betriebskosten und können verbrauchsabhängig auf den Mieter umgelegt werden.

  • Aufzug

    Dazu zählen Kosten für den Betriebsstrom, die Beaufsichtigung, Bedienung, Überwachung, Pflege und Reinigung sowie regelmäßige Prüfung der Betriebssicherheit und -bereitschaft.

    Übrigens: Die Kosten sind auch auf Mieter, die den Fahrstuhl nicht nutzen, weil sie zum Beispiel im Erdgeschoss wohnen, umlagefähig.

  • Straßenreinigung und Müllabfuhr

    Kosten für die Müllabfuhr und die Reinigung der Straße sind umlagefähig, Kosten für die Anschaffung neuer Mülltonnen hingegen nicht.

  • Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung

    Darunter fallen zum Beispiel die Kosten für eine Putzkraft, die gemeinschaftlich genutzte Bereiche (Flur, Treppe, Waschküche usw.) reinigt. Auch Kosten für die Bekämpfung von Motten, Schaben oder Ratten sind umlagefähig.

  • Gartenpflege

    Unter Gartenpflege fallen sowohl Kosten für Personal, das die Gartenarbeiten durchführt, als auch Kosten für neue Blumen und Pflanzen.

  • Allgemeinstrom

    Gemeint sind Stromkosten für die Außenbeleuchtung, die Beleuchtung im Treppenhaus und in der Waschküche.

    Bitte beachten Sie allerdings: Eine defekte Glühbirne ist nicht umlagefähig, sondern Sache des Vermieters, denn notwendige Reparaturen sind Vermieterpflicht.

  • Schornsteinfeger

    Aufwendungen für den Schornsteinfeger sind auf den Mieter umlegbar, denn sie gehören laut Betriebskostenverordnung zu den laufenden öffentlichen Lasten.

  • Hausmeister

    Kosten, die für einen Hausmeister entstehen, sind umlagefähig. Bitte beachten Sie allerdings, dass nicht alle Kosten für Hausmeistertätigkeiten umlagefähig sind. So ist zum Beispiel der Austausch einer defekten Glühbirne Vermieterpflicht und damit nicht umlagefähig.

    Am besten schließen Vermieter zwei Verträge mit dem Hausmeister ab: einen Vertrag über umlagefähige Tätigkeiten, einen Vertrag über nicht umlagefähige Tätigkeiten.

  • Sach- und Haftpflicht

    Dazu gehören:

    • Gebäudeversicherung gegen Feuer-, Sturm- und Wasserschäden
    • Glasversicherung
    • Haftpflichtversicherungen für Gebäude, Öltank und Aufzug
  • Fernseh- und Kabelanschluss

    Kosten für den Betrieb der Gemeinschaftsantennenanlage und Breitbandnetz sind nach Betriebskostenverordnung ebenfalls auf den Mieter umlagefähig.

    Bitte beachten Sie: Ab dem 01. Juli 2024 dürfen Vermieter Kabelgebühren nicht mehr auf den Mieter umlegen. Mieter können so selbst entscheiden, ob sie digitales Fernsehen oder Fernsehen über eine Satellitenschüssel beziehen. Die neue Regelung soll eine Doppelbelastung vermeiden.

  • Kosten für gemeinschaftlichen Waschraum

    Kosten, die durch einen gemeinschaftlich genutzten Waschraum entstehen, sind ebenfalls umlagefähig. Dazu zählen Kosten für Strom, Reinigung oder Wartung der Geräte.

  • Sonstige Betriebskosten

    Dazu zählen zum Beispiel Wartungskosten für Rauchmelder oder Kosten für die Durchführung einer Trinkwasseranalyse.

    Bitte beachten Sie dabei: Damit die sonstigen Betriebskosten umlagefähig sind, müssen Vermieter diese eindeutig im Mietvertrag aufzählen und genau benennen.

Nicht umlagefähige Nebenkosten

  • Instandhaltung und Reparatur

    Die Instandhaltung einer Wohnung oder eines Hauses ist grundsätzlich Vermieterpflicht. Heißt also: Die Kosten für eine Heizungsreparatur, Badsanierung oder die Aufbereitung eines abgenutzten Bodens sind nicht auf den Mieter umlagefähig.

  • Verwaltungskosten

    Jegliche Verwaltungsarbeit ist nicht umlagefähig. Auch Kosten für den Steuerberater oder ähnliche Kosten, die mit der Verwaltungsarbeit bei der Vermietung zusammenhängen, können nicht auf den Mieter übertragen werden.

Bitte beachten Sie: Geben Sie solche Nebenkosten an Ihre Mieter weiter, gilt Ihre Nebenkostenabrechnung als unzulässig. Sie muss dann innerhalb einer bestimmten Abrechnungsfrist korrigiert werden. Passiert die Korrektur nicht, haben Sie als Vermieter keinen Anspruch mehr auf Nachzahlung.

Wie hoch sollte ich die Nebenkosten 2023 ansetzen?

Der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds gibt an, wie hoch die Betriebskosten pro Quadratmeter im Durchschnitt sind. Der Deutsche Mieterbund gab zuletzt 2019 einen Betriebskostenspiegel heraus.

Betriebskostenspiegel für Deutschland

Laut Deutschem Mieterbund müssen Mieter in Deutschland im Durchschnitt 2,17 Euro pro Quadratmeter im Monat für Betriebskosten zahlen. Addiert man dazu alle möglichen Betriebskostenarten, können die Nebenkosten auch bis zu 2,88 Euro pro Quadratmeter im Monat betragen. Bitte beachten Sie, dass es teilweise starke regionale Unterschiede gibt, insbesondere was die Grundsteuer, Wasser- und Abwasserkosten und die Kosten für die Müllbeseitigung angeht.

Betriebskostenspiegel für NRW

Da die Nebenkosten je Bundesland teilweise stark variieren, gibt der Deutsche Mieterbund den Betriebskostenspiegel auf für NRW (und andere Bundesländer) heraus: Mieter zahlen in Nordrhein-Westfalen im Durchschnitt 2,28 Euro pro Quadratmeter im Monat für Betriebskosten. Addiert man dazu alle möglichen Betriebskostenarten, können die Nebenkosten auch bis zu 3,13 Euro pro Quadratmeter im Monat betragen.

Starker Anstieg in 2022

Schon für das Jahr 2022 mussten Vermieter (und Mieter) mit höheren Nebenkosten rechnen. Laut Mineko, einem Berliner Start-up, das Nebenkostenabrechnungen prüft, stiegen die Nebenkosten für das Jahr 2022 auf durchschnittlich 6,40 Euro pro Quadratmeter im Monat. Das sind fast 200 Prozent Steigerung im Vergleich zu den durchschnittlichen Betriebskosten pro Quadratmeter im Jahr 2019.

Besonders stark sind die Energiekosten gestiegen, aber auch Stromkosten, Kosten für den Hausmeister und Versicherungen wurden teurer.

Auch 2023 weiter hohe Nebenkosten

Auch 2023 müssen Vermieter und Mieter mit vergleichsweise hohen Nebenkosten rechnen. Hinzu kommt: Ab 2023 müssen Vermieter sich an der Klimaabgabe beteiligen – genauer gesagt an der CO2-Abgabe fürs Heizen. Bisher wurde diese vollständig von den Mietern übernommen. Wie hoch diese Beteiligung ausfällt, hängt davon ab, wie klimafreundlich das Haus ist. Generell gilt: Je weniger klimafreundlich, desto höher die Beteiligung.

Wie berechne ich die Nebenkosten?

Option 1: Nebenkosten per Vorauszahlung

Um die Vorauszahlung zu bestimmen, legen Sie die umlagefähigen Nebenkosten auf Basis eines Verteilerschlüssels auf den Mieter um. Dazu gibt es verschiedene Verteilerschlüssel:

  1. Verteilerschlüssel nach Wohnfläche, zum Beispiel für Gebäudeversicherung
  2. Verteilerschlüssel nach Verbrauch, zum Beispiel für Heizung und Wasser
  3. Verteilerschlüssel nach Wohneinheit, zum Beispiel für Grundsteuer
  4. Verteilerschlüssel nach Personenanzahl, zum Beispiel für Abfallgebühren

Option 2: Betriebskostenpauschale als Alternative

Anstelle einer Vorauszahlung der umlagefähigen Betriebskosten können Vermieter auch eine Betriebskostenpauschale pro Monat nennen. Mit der Pauschale sind sämtliche Nebenkosten abgegolten. Genau wie die Zahlung der Betriebskosten per Vorauszahlung muss auch der Pauschalbetrag unbedingt im Mietvertrag festgelegt werden.

Die Vorteile: Im Vergleich zur Nebenkostenabrechnung ist das mit deutlich weniger Aufwand verbunden. Hinzu kommt: Sind die tatsächlich anfallenden Nebenkosten geringer, müssen Vermieter die Kosten nicht zurückerstatten.

Der Nachteil: Sollten die tatsächlichen Nebenkosten höher ausfallen, können Vermieter keine Nachzahlung verlangen.

Bitte beachten Sie: Warme Betriebskosten (Heizkosten und Warmwasser) können nur in wenigen Ausnahmen als Pauschale vereinbart werden. Hintergrund ist, dass bei den warmen Betriebskosten eine verbrauchsabhängige Berechnung vorgeschrieben ist, um einen sparsamen Umgang mit Energie zu fördern.

Besonderheit Haus vermieten und Nebenkosten berechnen

Genau wie bei der Vermietung einer Wohnung ist es auch bei der Hausvermietung wichtig, die Zahlung der Nebenkosten klar zu regeln.

Die Besonderheit beim Haus: Hier ist es sinnvoll, dass Mieter die Kosten für Strom, Gas und Wasser direkt übernehmen, also entsprechende Verträge mit den jeweiligen Versorgern abschließen – auch um das Ausfallrisiko bei der Vermietung zu minimieren.

Wie regle ich die Nebenkosten im Mietvertrag?

Grundsätzlich reicht es aus, im Mietvertrag festzulegen, dass der Mieter „sämtliche Betriebskosten gemäß § 2 BetrKV“ übernimmt – denn damit sind alle umlagefähigen Nebenkosten gemeint.

Möchten Sie als Vermieter weitere Nebenkosten als „Sonstige Betriebskosten“ umlegen, müssen Sie diese eindeutig im Mietvertrag benennen.

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Häufig gestellte Fragen zu den Nebenkosten bei der Vermietung

  • Was sind Nebenkosten?

    Nebenkosten sind Kosten für die Bewirtschaftung einer Immobilie. Dabei wird zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Nebenkosten unterschieden.

  • Was ist der Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten?

    Die Begriffe werden oft synonym verwendet. Genau genommen gibt es aber einen Unterschied:

    • Betriebskosten bezeichnen nur umlagefähige Nebenkosten
    • Nebenkosten umfassen umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten
  • Welche Nebenkosten sind umlagefähig?

    Zu den Betriebskosten – also umlagefähigen Nebenkosten – zählen:

    • Grundsteuer
    • Wasserkosten
    • Abwasser
    • Fahrstuhl
    • Straßenreinigung und Müllabfuhr
    • Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
    • Gartenpflege
    • Beleuchtung
    • Schornsteinfeger
    • Hausmeister
    • Sach- und Haftpflicht
    • Fernsehen, Antenne oder Kabelanschluss
    • Kosten für gemeinschaftlichen Waschraum
    • Sonstige Betriebskosten

    Vermieter müssen im Mietvertrag explizit festhalten, dass die Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden. Dabei müssen die einzelnen Kosten nicht aufgezählt werden. Eine Klausel „Der Mieter trägt die umlagefähigen Betriebskosten gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung“ reicht aus. Nur wenn Vermieter zusätzliche Kosten, zum Beispiel die Wartung von Rauchmeldern über „Sonstige Betriebskosten“ umlegen möchten, müssen diese Kosten explizit aufgezählt werden.

    Eine vollständige Übersicht aller umlagefähigen Nebenkosten inklusive der durchschnittlichen Höhe erhalten Sie in unserem Ratgeber.

  • Welche Nebenkosten sind nicht umlagefähig?

    Nicht umlagefähig sind:

    • Instandhaltung
    • Reparatur
    • Verwaltung

    In unserem Ratgeber finden Sie eine vollständige Übersicht aller nicht-umlagefähigen Nebenkosten und wie Sie damit umgehen.

  • Wann muss die Nebenkostenabrechnung erfolgen?

    Vermieter sind verpflichtet, einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zukommen zu lassen. Sie muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Die Abrechnungsperiode muss allerdings nicht unbedingt das Kalenderjahr sein.

    Bitte beachten Sie, dass Sie als Vermieter keinen Anspruch mehr auf eventuelle Nachzahlungen haben, wenn Sie die Frist zur Abrechnung versäumen.

  • Was gehört in die Nebenkostenabrechnung?

    Die Nebenkostenabrechnung muss folgende Punkte enthalten:

    • Abrechnungszeitraum
    • Gesamtkosten,
    • Verteilerschlüssel,
    • Anteil der jeweiligen Mietpartei
    • Höhe der geleisteten Vorauszahlungen
    • Nachzahlungen und Rückzahlungen
  • Was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät kommt?

    Vermieter, die die Nebenkostenabrechnung zu spät versenden, haben keinen Anspruch mehr auf Nachzahlungen. Anders ist es mit dem Guthaben der Mieter: Das muss auch bei verspätetem Versenden ausgezahlt werden.

  • Bin ich verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen?

    Wenn Sie die Nebenkosten per Vorauszahlung abrechnen, müssen Sie einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Mit der Betriebskostenpauschale umgehen Sie die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung.

  • Bis wann können Mieter Einspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen?

    Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung haben Mieter bis zu 12 Monate Zeit, Widerspruch einzulegen.

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