Sie möchten eine Wohnung oder ein Haus vermieten und die Nebenkosten berechnen? Wir zeigen Ihnen welche Nebenkosten umlagefähig sind, welche Kosten zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten zählen, wie Sie die Betriebskosten berechnen und was für eine korrekte Betriebskostenabrechnung wichtig ist.
Welche Nebenkosten dürfen Vermieter auf Mieter umlegen?
Vermieter dürfen nur die Betriebskosten auf den Mieter umlegen. Diese umlagefähigen Nebenkosten wiederum unterteilen sich in warme Nebenkosten (Heizkosten und Warmwasserkosten) und kalte Nebenkosten (z. B. Kosten für die Gebäudereinigung).
Umlagefähige Nebenkosten
Die Grundsteuer gilt als öffentliche Last des Grundstücks. Sie wird von Kommunen erhoben und kann auf den Mieter umgelegt werden.
Gemeint sind Wassergeld, Kosten für die Wasseruhr und die Wasseraufbereitungsanlage.
Gemeint sind damit die Kosten für Schmutzwasser und Niederschlagswasser. In der Betriebskostenverordnung sind sie als Kosten für die „Entwässerung des Grundstücks“ genannt.
Auch die Kosten für Heizung und Warmwasser gelten als Betriebskosten und können verbrauchsabhängig auf den Mieter umgelegt werden.
Dazu zählen Kosten für den Betriebsstrom, die Beaufsichtigung, Bedienung, Überwachung, Pflege und Reinigung sowie regelmäßige Prüfung der Betriebssicherheit und -bereitschaft.
Übrigens: Die Kosten sind auch auf Mieter, die den Fahrstuhl nicht nutzen, weil sie zum Beispiel im Erdgeschoss wohnen, umlagefähig.
Kosten für die Müllabfuhr und die Reinigung der Straße sind umlagefähig, Kosten für die Anschaffung neuer Mülltonnen hingegen nicht.
Darunter fallen zum Beispiel die Kosten für eine Putzkraft, die gemeinschaftlich genutzte Bereiche (Flur, Treppe, Waschküche usw.) reinigt. Auch Kosten für die Bekämpfung von Motten, Schaben oder Ratten sind umlagefähig.
Unter Gartenpflege fallen sowohl Kosten für Personal, das die Gartenarbeiten durchführt, als auch Kosten für neue Blumen und Pflanzen.
Gemeint sind Stromkosten für die Außenbeleuchtung, die Beleuchtung im Treppenhaus und in der Waschküche.
Bitte beachten Sie allerdings: Eine defekte Glühbirne ist nicht umlagefähig, sondern Sache des Vermieters, denn notwendige Reparaturen sind Vermieterpflicht.
Aufwendungen für den Schornsteinfeger sind auf den Mieter umlegbar, denn sie gehören laut Betriebskostenverordnung zu den laufenden öffentlichen Lasten.
Kosten, die für einen Hausmeister entstehen, sind umlagefähig. Bitte beachten Sie allerdings, dass nicht alle Kosten für Hausmeistertätigkeiten umlagefähig sind. So ist zum Beispiel der Austausch einer defekten Glühbirne Vermieterpflicht und damit nicht umlagefähig.
Am besten schließen Vermieter zwei Verträge mit dem Hausmeister ab: einen Vertrag über umlagefähige Tätigkeiten, einen Vertrag über nicht umlagefähige Tätigkeiten.
Dazu gehören:
- Gebäudeversicherung gegen Feuer-, Sturm- und Wasserschäden
- Glasversicherung
- Haftpflichtversicherungen für Gebäude, Öltank und Aufzug
Kosten, die durch einen gemeinschaftlich genutzten Waschraum entstehen, sind ebenfalls umlagefähig, beispielsweise für Strom, Reinigung oder Wartung der Geräte.
Auch Wartungskosten für Rauchmelder oder Kosten für die Durchführung einer Trinkwasseranalyse zählen dazu.
Bitte beachten Sie dabei: Damit die sonstigen Betriebskosten umlagefähig sind, müssen Vermieter diese eindeutig im Mietvertrag aufzählen und genau benennen.
Nicht umlagefähige Nebenkosten
Die Instandhaltung einer Wohnung oder eines Hauses ist grundsätzlich Vermieterpflicht. Heißt also: Die Kosten für eine Heizungsreparatur, Badsanierung oder die Aufbereitung eines abgenutzten Bodens sind nicht auf den Mieter umlagefähig. Jegliche Verwaltungsarbeit ist nicht umlagefähig. Auch Kosten für den Steuerberater oder ähnliche Kosten, die mit der Verwaltungsarbeit bei der Vermietung zusammenhängen, können nicht auf den Mieter übertragen werden.
Bitte beachten Sie: Geben Sie solche Nebenkosten an Ihre Mieter weiter, gilt Ihre Nebenkostenabrechnung als unzulässig. Sie muss dann innerhalb einer bestimmten Abrechnungsfrist korrigiert werden. Passiert die Korrektur nicht, haben Sie als Vermieter keinen Anspruch mehr auf Nachzahlung.
Wie hoch sollte ich die Nebenkosten 2025 ansetzen?
Der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds gibt an, wie hoch die Betriebskosten pro Quadratmeter im Durchschnitt sind. Auf dieser Basis können Sie einen realistischen Wert ermitteln. Der letzte Betriebskostenspiegel wurde 2023 veröffentlicht.
Betriebskostenspiegel für Deutschland
Laut Deutschem Mieterbund müssen Mieter in Deutschland im Durchschnitt 2,51 Euro pro Quadratmeter im Monat für Betriebskosten zahlen. Addiert man dazu alle möglichen Betriebskostenarten, können die Nebenkosten auch bis zu 3,15 Euro pro Quadratmeter im Monat betragen.
Das ist ein Plus von 10 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Allein bei den Heiz- und Warmwasserkosten ist ein Anstieg vom 18 Prozent erkennbar.
Bitte beachten Sie, dass es teilweise starke regionale Unterschiede gibt, insbesondere was die Grundsteuer, Wasser- und Abwasserkosten und die Kosten für die Müllbeseitigung angeht.
Betriebskostenspiegel für NRW
Da die Nebenkosten je Bundesland teilweise stark variieren, gibt der Deutsche Mieterbund den Betriebskostenspiegel auf für NRW (und andere Bundesländer) heraus: Mieter zahlen in Nordrhein-Westfalen im Durchschnitt 2,45 Euro pro Quadratmeter im Monat für Betriebskosten.
Auch 2025 weiter hohe Nebenkosten
Auch 2025 müssen Vermieter und Mieter mit vergleichsweise hohen Nebenkosten rechnen. Hinzu kommt: Seit 2023 müssen Vermieter sich an der Klimaabgabe beteiligen – genauer gesagt an der CO2-Abgabe fürs Heizen. Bisher wurde diese vollständig von den Mietern übernommen. Wie hoch diese Beteiligung ausfällt, hängt davon ab, wie klimafreundlich das Haus ist. Generell gilt dabei: Je weniger klimafreundlich, desto höher ist die Beteiligung.
Wie berechne ich die Nebenkosten?
Besonderheit Haus vermieten und Nebenkosten berechnen
Genau wie bei der Vermietung einer Wohnung ist es auch bei der Hausvermietung wichtig, die Zahlung der Nebenkosten klar zu regeln.
Die Besonderheit beim Haus: Hier ist es sinnvoll, dass Mieter die Kosten für Strom, Gas und Wasser direkt übernehmen, also entsprechende Verträge mit den jeweiligen Versorgern abschließen – auch um das Ausfallrisiko bei der Vermietung zu minimieren.
Wie regle ich die Nebenkosten im Mietvertrag?
Grundsätzlich reicht es aus, im Mietvertrag festzulegen, dass der Mieter „sämtliche Betriebskosten gemäß § 2 BetrKV“ übernimmt – denn damit sind alle umlagefähigen Nebenkosten gemeint.
Möchten Sie als Vermieter weitere Nebenkosten als „Sonstige Betriebskosten“ umlegen, müssen Sie diese eindeutig im Mietvertrag benennen.
Häufig gestellte Fragen zu den Nebenkosten bei der Vermietung
Nebenkosten sind Kosten für die Bewirtschaftung einer Immobilie. Dabei wird zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Nebenkosten unterschieden. Die Begriffe werden oft synonym verwendet. Genau genommen gibt es aber einen Unterschied:
- Betriebskosten bezeichnen nur umlagefähige Nebenkosten
- Nebenkosten umfassen umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten
Zu den Betriebskosten – also umlagefähigen Nebenkosten – zählen:
- Grundsteuer
- Wasserkosten
- Abwasser
- Fahrstuhl
- Straßenreinigung und Müllabfuhr
- Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege
- Beleuchtung
- Schornsteinfeger
- Hausmeister
- Sach- und Haftpflicht
- Fernsehen, Antenne oder Kabelanschluss
- Kosten für gemeinschaftlichen Waschraum
- Sonstige Betriebskosten
Vermieter müssen im Mietvertrag explizit festhalten, dass die Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden. Dabei müssen die einzelnen Kosten nicht aufgezählt werden. Eine Klausel „Der Mieter trägt die umlagefähigen Betriebskosten gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung“ reicht aus. Nur wenn Vermieter zusätzliche Kosten, zum Beispiel die Wartung von Rauchmeldern über „Sonstige Betriebskosten“ umlegen möchten, müssen diese Kosten explizit aufgezählt werden.
Eine vollständige Übersicht aller umlagefähigen Nebenkosten inklusive der durchschnittlichen Höhe erhalten Sie in unserem Ratgeber. Nicht umlagefähig sind:
- Instandhaltung
- Reparatur
- Verwaltung
In unserem Ratgeber finden Sie eine vollständige Übersicht aller nicht-umlagefähigen Nebenkosten und wie Sie damit umgehen. Vermieter sind verpflichtet, einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zukommen zu lassen. Sie muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen. Die Abrechnungsperiode muss allerdings nicht unbedingt das Kalenderjahr sein.
Die Nebenkostenabrechnung muss folgende Punkte enthalten:
- Abrechnungszeitraum
- Gesamtkosten,
- Verteilerschlüssel,
- Anteil der jeweiligen Mietpartei
- Höhe der geleisteten Vorauszahlungen
- Nachzahlungen und Rückzahlungen
Vermieter, die die Nebenkostenabrechnung zu spät versenden, haben keinen Anspruch mehr auf Nachzahlungen. Anders ist es mit dem Guthaben der Mieter: Das muss auch bei verspätetem Versenden ausgezahlt werden. Wenn Sie die Nebenkosten per Vorauszahlung abrechnen, müssen Sie einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Mit der Betriebskostenpauschale umgehen Sie die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung. Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung haben Mieter bis zu 12 Monate Zeit, Widerspruch einzulegen.